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La maîtrise du cycle de vie du document numérique.Présentation des concepts

groupe de travail DGME/SDAE - APROGED

vendredi 15 décembre 2006, par anass


Résumé

Le passage de l’ère du document papier à l’ère du document numérique ne se caractérise pas uniquement par des mutations technologiques sur les supports, dont la principale serait le remplacement de l’écriture traditionnelle sur un support papier par une écriture électronique. Ce changement révolutionne les manières de communiquer et d’échanger, introduit de nouvelles organisations, génère de nouveaux métiers. On parle de dématérialisation, avec pour objectifs, au delà de la dématérialisation de l’information, la dématérialisation des échanges.

Au coeur de ces nouvelles organisations se trouve le document numérique. A la fois initiateur d’événement et porteur d’information, le document numérique devra être identifié, rattaché à son contexte, traité, suivi, stocké, conservé. Par comparaison avec son ancêtre papier, il est beaucoup plus complexe, plus difficile à appréhender directement, plus fragile. Comme tout objet vivant, il peut être caractérisé par les différentes étapes de sa vie : depuis son arrivée dans le périmètre de l’organisation ou sa création, jusqu’à son archivage, suivi éventuellement de sa destruction. On parle ainsi de cycle de vie du document numérique. Même si l’on considère que le rôle du document numérique est de même nature que celui du document papier traditionnel, on devra tenir compte des différences entre les deux formes dans la mise en oeuvre de systèmes comportant des documents numériques, ce qui conduira à prendre des dispositions spécifiques sur :

• la structuration des contenus et la codification des informations,

• la traçabilité

• les solutions techniques stables et pérennes

Le but de ce rapport est definir et de préciser les principes qui sous-tendent le concept de cycle de vie du document numérique ; il ne prétend pas en faire les analyses détaillées fonctionnelle, organisationnelle et technique qui seront développées dans des travaux complémentaires à venir en 2006. Il n’a pas, non plus, pour but de se substituer aux différents rapports et recommandations existant, notamment sur les questions relatives à l’archivage électronique. Dans le même ordre d’idée, les différents textes cités (lois, normes, réglements, rapports, ...) ne sont pas, volontairement, explicités, ni résumés.

Ce rapport est destiné aux intervenants dans la gestion des documents numériques et notamment ceux qui sont concernés par la mise en oeuvre des solutions de gestion correspondantes, afin de les sensibiliser à la continuité et à l’enchaînement des opérations

Source : Adbs. Mai 2006. Auteur :groupe de travail DGME/SDAE - APROGED


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