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RECOMMANDATION.La conservation électronique des documents

lundi 30 janvier 2006, par anass


La dématérialisation des documents tend à se généraliser au sein des entreprises. Les échanges internes, avec les fournisseurs et les clients se font de plus en plus souvent sans recours au support papier. De ce fait, se pose la question de la conservation électronique des documents, de ses modalités et de son cadre juridique. La loi du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique a amorcé une réforme en profondeur du droit de la preuve. En reconnaissant une existence juridique à l’écrit sous forme électronique et en lui attribuant une force probante équivalente à l’écrit sur support papier, le législateur a engagé la dématérialisation des écrits.

Cependant, si les textes juridiques concernant l’écrit sous forme électronique font de la conservation du document électronique l’une des conditions essentielles de sa valeur juridique, aucun n’évoque les modalités légales de cette conservation (1). On voit ainsi qu’un aspect primordial du cycle de vie du document électronique n’a pas encore été appréhendé. Or, il est nécessaire de s’assurer que les documents électroniques constitueront une preuve valable (recevable en justice et ayant force probante) au même titre que les documents sur support papier, et ceci, plusieurs années après leur versement dans les systèmes de conservation. Cette garantie de préservation du statut d’origine du document constitue un enjeu majeur de la conservation. Il convient également de s’assurer que les documents et les informations qu’ils contiennent restent accessibles et exploitables dans le temps. À cela s’ajoutent des considérations d’ordre technique. L’actuel processus de dématérialisation des documents conduit bien souvent à faire émerger des questions qui ne se posaient pas dans l’environnement traditionnel. Un certain nombre d’entreprises, par souci de « sécuriser » leur chaîne de production et de stockage des documents électroniques, se dotent d’outils ou de procédures complexes qui loin d’apporter les résultats escomptés risquent, à terme, de s’avérer inutiles, voire de produire des effets néfastes sur les documents conservés. Les obligations de conservation qui pèsent désormais sur les entreprises nécessitent que soient précisées les conditions et les moyens de la conservation sans pour autant atténuer la dynamique du secteur. Pour cela il faut instaurer un climat de confiance encadrant ces nouvelles pratiques.

C’est à partir de ce constat et dans cet objectif que le Forum des droits sur l’internet et la Mission Économie Numérique du Ministère de l’Économie et des Finances et de l’Industrie ont souhaité mettre en place un groupe de travail sur le sujet. Ce groupe interdisciplinaire, constitué de juristes, d’informaticiens, de praticiens de l’archivage au sein des entreprises et de représentants des administrations a été formé durant l’année 2004 (2). Le groupe s’est attaché à faire émerger des solutions pratiques et juridiquement acceptables pour guider l’ensemble des acteurs et favoriser la confiance dans ce domaine.

Source :Le Forum des Droits sur l’Internet.Le 12/01/2005

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