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Guide de conservation des informations et des documents numériques :pour les téléprocédures, les intranets et les sites internet : format, support, métadonnées, organisation, xml et normalisation

Atica

mercredi 26 avril 2006, par anass


Ce guide est destiné en premier lieu aux maîtres d’ouvrage de téléprocédures et aux maîtres d’ouvrage qui ont la charge des sites Intranet et Internet. En effet, ils doivent dès aujourd’hui prendre en compte le volet technique et organisationnel de la conservation des informations et des documents numériques. Il s’agit d’une part de décrire les formats, les méta - données, les supports et l’organisation qui permettront de déterminer les conditions de conservation des documents numériques produits et reçus et d’autre part de fournir des recommandations pour sa mise en oeuvre.

Les résultats attendus au terme de la mise en oeuvre de telles dispositions sont :

• Un accès et une exploitation permanents des informations contenues dans les documents à moyen et à long terme, indépendamment des mutations technologiques (logiciel, matériel, normes et standards) ;

• Des coûts de fonctionnement des services abaissés grâce à la diminution de la circulation, des redondances par copie ainsi qu’une réduction du stockage des documents sur support papier ;

• Le cas échéant, la capacité de produire une preuve d’un acte au sens juridique à partir d’un document numérique, utilisable dans le cadre d’un contentieux.

Le guide fournit :

• Un modèle de traitement des documents numériques à conserver ;

• Les formats, les méta - données et les types de support à utiliser ; • Des plans d’action de référence pouvant être mis en oeuvre ;

• Des recommandations pour les outils à mettre en oeuvre ;

• Des ordres de grandeur pour des budgets ;

• Une trame pour la conception d’un CCTP.

Les points relatifs à la numérisation des documents papier ou des microfilms ne sont pas traités dans ce guide car la numérisation est effectuée en amont du processus de conservation.

Source :Adae.Janvier2002.version3.Auteur :Atica

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